Langkah – langkah Mengopersikan Mail Merge

                Mail merge adalah perangkat lunak menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satutemplate yang bentuk dan terstruktur sumber data.

Manfaat dari penggunaan mail merge
Apabila anda seorang sekretaris suatu perusahaan, misalnya ketika ingin membuat sertifikat atau surat undangan. Apabila tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu, apabila tamu undangan yang ingin diundang itu jumlahnya mencapai ribuan orang. Aplikasi yang cepat dan tepat dengan menggunakan mail merge. Kita hanya cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.

Artikel Terkait : Tutorial Cara Membuat Kartu Peserta Gambar Berbeda pada Word dengan Mail Merge

Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat :
1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Membuat Surat Bisnis
6. Proposal
7. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.

Langkah Pertama membuat data base Mail merge Bisa menggunakan txt dan juga bisa menggunakan xls (excel) :

1. Pertama buka Ms. Excel

2. Kita buat database sebagai berikut, Usahakan untu membuat kategori seperti : Nama, Tempat Tanggal Lahir,NIS/NISN dll kita taruh paling atas sendiri untuk membedakannya.

 3. Berikut ini Database Excel yang sudah saya buat.

4. Setelah kita selesai membuat Database dari Ms. Excel jangan lupa untuk save data dan Close Microsoft Excel,  sekarang kita buka Ms. Word, sebelum itu saya sudah menyiapkan sertifikatnya, Untuk mencari desainnya kita bisa cari di google.

             
5. langkah selanjutnya ialah mengconnectkan Database dari file XLS Ms. Excel kita menggunakan Select Recipients, sebenarnya ada 2 cara untuk mailing pertama dengan menggunakan Select Recipients, kedua dengan cara Step by Step, untuk mempermudah, kita mencari cara singkatnya saja, Pilih Tab Mailings>>Select Recipients>>Use Existing List>>Setelah keluar halaman baru kita cari file XLS yang tadi kita simpan.

6. Setelah kita buka Databasenya, Insert Merge Field untuk menambahkan kategori, untuk menambahkan kumpulan nama, pindahkan kursor disebelah Nama terus Insert Merge Field setelah di insert seperti ini “Nama : <<Nama>>” Kategori juga harus disesuaikan.

7. Setelah semua Kategori telah disesuaikan maka tampilannya seperti berikut.

8. Tampilan diatas itu masih belum sepenuhnya selesai, untuk melihat hasilnya kita masih pada Tab Mailings Klik Preview Results untuk menampilkan hasinya. Next/Previous Record untuk mengganti isi dari Database tersebut.

                Dan sekian Postingan dari saya mohon dimaklumi, karena seorang manusia tidak luput dari kesalahan, SALAM BLOGGER !!!